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retour à réorganisation (après houffalize) ELECTION de la « NOUVELLE PRESIDENCE du DOUZELAGE C'est un texte signé P.G. (Paul George) d'Août 2002 Octobre 2002.
Depuis 1991 le monde a changé et évolué de plus en plus vite. Il en va de même pour toutes les associations et depuis la signature de la Charte du Douzelage à Granville, à l’initiative de Henri HAFFRAY,nous avons eu Karel MAJOOR et Jeremy BARKER comme présidents. Il n’est plus possible de gérer notre Douzelage de cette façon bénévole et bon enfant. Il faut donc s’adapter à la modernité en respectant l’aspect de la Charte. Nous proposons de profiter de l’élection de 2002, pour orienter nos structures vers la continuité et l’ouverture à l’Europe. AVANT TOUT une répartition des tâches au sein de la « Présidence » doit être envisagée. Ce type d’organisation donnera plus d’efficacité à notre Douzelage, et l’intégration complète des vice-présidents dans les affaires courantes, leur permettra de collaborer activement et d’influencer les prises de décisions.
Il prépare les réunions ,les ordres du jour ; il rédige la correspondance et les commentaires aux demandes des villes ; il représente le Douzelage aux évènements des villes partenaires. La direction générale du Douzelage se fera de concert avec les deux vice-présidents. La promotion du Douzelage dans nos villes, mais surtout la reconnaissance officielle auprès des institutions européennes sera l’ une des attributions majeures incombant à la « Présidence ».
financière du fonctionnement du Douzelage , devenir un point de contact pour toutes les questions de subventions aux activités organisées par les différentes villes ; il devra, au besoin, coordonner les réunions entre les responsables de Bruxelles et la « Présidence »du Douzelage, ou des villes demandant des subsides pour leurs projets. Il est évident que la bonne
gestion de cette charge sera primordiale pour l’avenir du Douzelage. le destin de notre jumelage.
soumis à ce vice-président, qui les soumettra au groupe de travail d’analyse de projets, groupe qu’il présidera. Ce groupe analysera ensuite la faisabilité, la conformité par rapport aux intérêts du Douzelage, le plan de financement ( au besoin vérifiera avec l’autre vice-président)les possibi- lités de subsides, l’hébergement, les frais de transports, etc.., le plan de déroulement du projet. Au cas où des questions se poseraient encore, il prendrait contact avec la ville concernée. Il soumettra son rapport au Président, qui pourrait mettre ce projet à l’ordre du jour du prochain meeting, pour être soumis au vote de l’assemblée. A ce vice-président incombera également la surveillance des projets en cours. Au meeting de Preveza, Nico Hilbert avait soumis son idée de « A-B-C – procedure ». Elle avait été acceptée au meeting de Niederanven ,mais n’a jusqu’alors jamais été appliquée. Pourtant une analyse préalable des projets est indispensable. Elle permettrait d’éliminer des projets impayables, mal préparés et limiterait le nombre des projets à traiter lors des meetings. 4. Le vice-Président gére les finances du Douzelage. Deux réviseurs aux comptes seront à nommer. Ils contrôleront la comptabilité et en certifieront l’exactitude lors du meeting général. 5. Le secrétariat assumera toutes les tâches de l’administration du Douzelage. Afin de garantir suivi et contrôle efficace des affaires en cours, ainsi qu’une information optimale à toutes les villes, toute correspondance officielle devra obligatoirement passer par ce secrétariat qui l’enregistrera et en assurera la distribution. Le WEB et les échanges d’E.mails doivent être utilisés pour faciliter le trafic des informations.
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L E C T I O N PROFIL DU CANDIDAT A LA PRESIDENCE - FEMME ou HOMME - il doit être accrédité par la ville/municipalité qu’il représente - il doit être multilingue, comprendre et parler au moins trois langues principales dont l’anglais, condition indispensable pour être accepté de façon officielle par les Institutions Européennes - il doit pouvoir mener les débats et discussions éventuelles - il doit posséder d’excellentes aptitudes de communication. - il doit maîtriser les nouvelles technologies, Web,etc.. - il doit avoir les capacités nécessaires pour présider une assemblée
M
O D A L I T E S Chaque Candidat fait parvenir pour le 23.09.02 à Cté.Douzelage Houffalize avec son curriculum vitae, sa façon de voir et d’animer le Douzelage et les moyens envisagés pour le faire progresser par des actions concrètes. - la durée du mandat est fixée à 3 ans, rééligible 1 fois. - Chaque ville membre officielle du Douzelage a le droit de présenter 1 candidat(e) - Chaque ville membre officielle du Douzelage a droit à 1 voix - l’élection se fait à la majorité simple. En cas de ballottage(second ballot) soit 1 des 2 se retire, soit on revote. - le président élu choisira son secrétaire, dans sa ville/municipalité. P R O F I L des C ANDIDATS VICE-PRESIDENTS – FEMME ou HOMME - il doit être accrédité par la ville ou municipalité qu’il représente - il doit maîtriser soit les affaires financières, soit les procédures administratives, selon la charge postulée. - il doit au moins connaître l’anglais ,mais la maîtrise d’autres langues ne peut être qu’un plus.
M O D A L I T E S CHAQUE CANDIDAT(E)FAIT PARVENIR SA CANDIDATURE POUR LE 23.09.02 à Cté.Douzelage Houffalize manuela.dipinto@publilink.be -la durée du mandat est fixée à 3 ans, rééligible 1 fois - Chaque ville membre officielle du Douzelage a la droit de présenter 1 candidat(e) - Chaque ville membre officielle du Douzelage a droit à UNE voix, par poste de vice-président. - l’élection se fait à la majorité simple .En cas de ballottage, soit 1 des 2 se retire, soit on revote. -le vice-président des affaires financières, choisira son trésorier dans sa ville ou municipalité. NOTA :Il serait prudent à mon avis de prévoir un § précisant comment serait assumée la Présidence en cas de vacance du poste pour quelle que cause que ce soit (un des vice-Président ou les 2 ENSEMBLE )
Souhaits -
Wishes Il est à recommander que le président et les vice-présidents proviennent de villes/municipalités différentes. Cela permettrait d’avoir une « Présidence » qui représenterait trois régions et pays de cultures, langues et sensibilités différentes. Nous espérons que toutes les villes/municipalités, membres officielles du Douzelage, auront à cœur de postuler pour cette nouvelle « Présidence ».Rappelez-vous que vous êtes les représentants de vos villes/municipalités au sein de l’Europe, pour favoriser les échanges de vos concitoyens, principalement les jeunes, à cette ouverture européenne. Les challenges de la nouvelle « Présidence »
reprendre l’esprit de la Charte, le fonctionnement, le financement, les objectifs. C’est la seule façon de nous faire reconnaître de manière définitive par la Commission Européenne.
pays candidats à l’Union Européenne. voir remarque au bas de la page 2 BIS Avant l’entrée
officielle de leurs Pays dans la Communauté Européenne Des
représentants de ces ville pourront
assister à leurs frais et après arrangements avec la ville récipiendaire,
sans que leDOUZELAGE intervienne sur le plan financier.
- Il faut régler l’émission des projets, les définir, appliquer la « A.B.C.procedure »,et le suivi. - Il faut absolument prendre les dispositions nécessaires pour que des jeunes intègrent les comités de Douzelage. -Il faut que les informations, courriers, circulent rapidement et que les réponses demandées se donnent dans les 8 jours. Ces trois points doivent faire l’objet de discussions et d’approbations à la majorité absolue, lors du prochain meeting général 2003. A ce sujet nous disposons d’un certain nombre de propositions que nous pourrons faire parvenir aux villes qui le désirent.
P.G. O8.02 REMARQUE Des différents contacts que j’ai pris en France, une officialisation du DOUZELAGE comme pour une Société industrielle ou commerciale n’est pas possible. La seule preuve de notre existence est la Charte à laquelle on peut naturellement ajouter des § acceptés par tous les membres .
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