DIRECTIVES POUR LES DEMANDES DE SUBVENTION A L’UE CONCERNANT LES Assemblées Générales

Nous avons encore des problèmes pour remplir les formulaires de demande d’aide budgétaire de l’Union Européenne concernant nos activités.  Les précédentes directives étant maintenant périmées, il me semble opportun de les  réécrire en espérant que nous pourrons améliorer notre efficacité dans le futur.

 Ces Directives se conçoivent en deux parties :

 v     Un bilan du passé

v     Un guide pour le futur

A.     Un bilan du passé

 Au cours de ces deux dernières années, j’ai participé à de  multiples négociations à Bruxelles avec différents responsables  dont des membres du Parlement Européen.   Ces négociations ont été soutenues et encouragées par maints membres du Douzelage  grâce à leur contacts personnels  (Nicole Fontaine, Viviane Reding, MEPs etc etc) et un tel soutien s’est montré très efficace.   Nous y avons gagné un succès  considérable bien que  la      pression sur ces responsables ait  pris une dimension plus grande que notre problème personnel.

   Nous demandions  :

 -          L’assouplissement de la règle des 250 kilomètres : On nous l’a accordé

-          Une augmentation de l’aide pour les frais de transport:  Elle a été relevée à  €0.025 par km

-          la réduction à 5  villes dont les délégués doivent se rencontrer  (au lieu des 8 villes)  Cela a été accordé quand cinq villes ou plus sont concernées

-          Résultats : le nombre de demandes remplies correctement est passé de 50% à plus de 90%

-          hotline" *à utiliser lorsque l’on a des questions à poser sur la façon de remplir les formulaires:  elle a été créée

 (* hotline : pour les défenseurs inconditionnels de la langue française on pourrait proposer une ligne chaude mais cela  prêterait trop  à confusion - Un numéro vert ferait-il l'affaire ?)

Monday – Friday   0930 – 1230

Tel:            0032 2 295 26 85

FAX:            0032 2 296 23 89

           J’ai écrit en votre nom à Nicolas Van Der Pas et aux autres pour les remercier à propos de ces modifications. La seule chose que nous n’ayons pas été capable d’obtenir est un paiement plus rapide : les règles et vérifications  de trésorerie très contraignantes et élaborées  pour éviter que l’argent ne s’égare en est la raison.

B.     Un guide pour le futur

 Les formulaires sont plus simples mais il faut faire  bien attention aux points suivants :

 -          Veillez absolument à ce que, pour les “ Douzelage General Meetings », votre demande soit faite sous le Titre B  “conference on European themes relating to twinning arrangements, and training and information seminars for town-twinning officers”

-          Le demande doit être remplie par la ville d’accueil.

-          La “conference” doit porter sur  des thèmes communs  d’intérêt Européen  et impliquer des spécialistes ou des  personnes ayant une grande  connaissance du ou des sujets traités.   Une liste de thèmes paraît chaque année.

-          Utilisez la “hotline” pour être sûr que vos sujets sont acceptables.   Il doit toujours y avoir un élément d’éducation.

-          Les demandes peuvent être accordées avec des restrictions financières.   Mais priorité est donnée aux demandes :

                                      comprenant plusieurs municipalités

          comprenant des villes  de pays candidats à l’entrée   dans l’UE

                                      comprenant un jeune

                                      concernant une contrée relativement sous développée.

                  Le Douzelage,  par conséquent, se trouve toujours dans une position privilégiée .

-          Les subventions sont limitées à  50% du total et ne peuvent  pas dépasser €50,000.  Si la somme demandée est supérieure à  €20,000  des informations supplémentaires doivent être fournies.

Frais de déplacement (Travel Money)

Pour les obtenir une ville doit envoyer au moins cinq délégués. Chaque ville doit remplir un formulaire confirmant leur identité bancaire etc.  Cette année le système prend en compte la distance entre les villes et les justificatifs ne sont pas nécessaires..   L’argent est envoyé par  l’UE à la ville d’accueil qui est dans l’obligation absolue d’envoyer aussitôt le montant approprié à chaque ville.  

Le système change fréquemment.   Il est donc nécessaire de s’assurer du plus récent  dispositif.

Conclusion

Voici la réglementation en vigueur au moment où j’écris. Je demanderai à chaque ville candidate de modifier la demande si nécessaire. Peut-être que les deux éléments essentiels sont la véracité du montage financier  et  la demande  de conseil  (hot line)si vous n’êtes pas sûr de la formulation .

Pensez aussi qu’il n’est pas nécessaire que  les “Conferences” soit organisées d’une façon  compliquée et minutieuse.  D’ailleurs, les buts des jumelages sont plus facilement atteints quand les délégués sont accueillis dans les familles, et cela économise beaucoup d’argent.   

Bonne Chance !                                                         Jeremy Barker

                                                                      Douzelage President

                                                                      12.Mai.02