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Good bye Douzelage,  From  Nico Helbert

 Chers amis  du Douzelage,

 Je quitte le Douzelage avec tristesse car j’y ai de bons amis. Je regrette de ne pouvoir prendre part à l’évolution du Douzelage dans ses structures afin de l’aider à réussir  cette évolution.

 Je n’ai pas eu l’opportunité à la fin du meeting général de Karkkila, comme je l’avais demandé, d’adresser un dernier adieu aux délégations. Donc, par ce courrier, je vous envoie, à tous, mon message d’adieu avec les souhaits les plus chaleureux pour une continuation du Douzelage, comme il est aujourd’hui et comme il devrait être dans le futur pour espérer durer.

Chers amis, permettez-moi d’abord de vous remercier pour la très riche expérience que j’ai pu avoir grâce au Douzelage en tant qu’organisation, mais par dessus tout l’échange chaleureux que j’ai vécu avec des gens de différentes villes. Même en tant qu’officiel de la Commission Européenne, habitué à vivre  chaque jour dans un environnement multiculturel  et circulant très souvent, j’ai beaucoup appris dans chaque ville du Douzelage que j’ai visité et chaque GM auquel j’ai assisté.

 Je n’oublierai pas le Douzelage. Je n’oublierai pas ses personnalités, je n’oublierai pas ses délégués. Et certainement je resterai en contact avec quelques bons amis.

 Il y a tant d’intérêt dans les échanges au cours de chaque meeting  que c’est le devoir du Douzelage  en tant qu’organisation d’aller au-delà de ce qu’il est aujourd’hui. Les citoyens respectifs, les associations, les clubs etc. doivent être impliqués beaucoup plus, de façon à vivre la même expérience et leur rendre l’idée européenne plus familière. Le Douzelage ne peut pas  être seulement un porte-manteau ou même un alibi pour les même personnes se rencontrant deux fois par an dans les GM sans produire quelques résultats concrets. Si le Douzelage ne s’ouvre pas j’ai le sentiment que le Douzelage échouera. Dans ce contexte, chacun doit être conscient que si un jour, une ville ou municipalité partenaire  quittait le Douzelage, il y aurait le risque d’une discontinuité du Douzelage en tant que tel.

Pour atteindre cet objectif – Rapprocher le Douzelage des citoyens – Je laisse à votre réflexions quelques suggestions pour que vous puissiez penser et évaluer si ces idées valent la peine d’être prises  en considération dans l’évolution ou peut-être la réorganisation du Douzelage.

 Le Douzelage  au-delà des 15 municipalités/villes

vs

Reorganisation du Douzelage

 La décision officielle d’ étendre le Douzelage  au-delà des  15 villes/municipalités n’a pas encore été prise en réunion. Une telle décision nécessitera, de mon point de vue, la prise en compte des éléments suivants :

-        Une décision de principe pour faire coïncider l’extension du Douzelage avec l’extension de l’Union Européenne.

          -   La  décision sur une procédure officielle  pour  sélectionner de  nouveaux  candidats.

           Chaque délégation devraient avoir la possibilité de consulter leur Comité de Douzelage et exprimer leur position officielle.

-        Une décision officielle pour chaque nouveau candidat devra être pris en  GM.

          Chaque délégation devraient avoir la possibilité de consulter leur Comité de Douzelage et exprimer leur position officielle.

-       L’ impact général d’une extension liée à une extension de EU sur l’organisation du Douzelage                      doit être évalué et  une discussion en GM, bien préparée, est nécessaire.

-         L’ impact général sur chaque  municipalité/ville partenaire aujourd’hui.

-        L’impact général sur chaque nouvelle ville candidate.

-                La situation financière du Douzelage et de chaque ville partenaire doit être réévaluée. Cette  évaluation est aussi  valable pour discuter des  nouvelles villes candidates.

-                Le support  financier des municipalités/villes envers les  comités de Douzelage dans le cas d’une extension doit être (re)confirmée.

-     Le support financier de la Commission Européenne dans le cas d’une extension liée à l’EU extension doit être rediscutée.

-     La situation légale du Douzelage en tant que  organisation Européenne  doit être clarifiée et déposée (Pour l’ information de Bernard de prendrai des contacts préliminaires à l’intérieur de la Commission européenne et verrai ce qui peut être fait).

-                Un statut officiel doit être adopté quoiqu’il en soit et déposé à la commission européenne et peut-être aussi au Conseil Européen.

L’organisation du Douzelage vs la Commission Européenne

 La Commission Européenne a mis en place un audit de l’institution en préparation de l’arrivée de  pays nouveaux membres dans EU. Cette commission procédait à cette estimation pour être mieux capable de maîtriser la nouvelle situation et pouvoir évoluer dans le futur. De la même façon le Douzelage devrait repenser son organisation avant de décider une extension sachant que même l’organisation présente doit être optimisée. (L’ introduction des formulaires de projet et d’atelier aussi bien que la procédure A-B-C en était les premiers pas) . Même si les deux organisations ne sont pas comparable en taille nous devrions profiter d’un tel exemple pour le prendre en compte et  l’adapter à notre organisation.

 L’ évolution de l’organisation du Douzelage devra tenir compte à mon avis des éléments suivants :

-        La nouvelle organisation doit avoir une simple mais robuste structure de direction.

-        Les projets doivent être simples.

-        Le nombre de projets doit être réduit.

-        Le suivi des  projets doit être amélioré.

-        Les formulaires des projets et ateliers aussi bien que la procédure en A-B-C doivent être améliorés et suivi plus systématiquement.

-        La procédure de décision doit être plus transparente. Les discussions à l’intérieur du GM doit être mieux structurée. Chaque délégation partenaire doit avoir la possibilité d’exprimer correctement la position de son comité municipalité/ville. La conclusion des discussions doivent être améliorées. Les conclusions officielles doivent être approuvées.

-    Les rapports et les conclusions des ateliers et des projets doivent être  améliorés de telle façon que le contenu représente une valeur réelle et puisse être proposé à chaque municipalité/ville pour que l’information et les expériences soient partagées avec les citoyens, les associations, les clubs etc…

-    Dans cette optique je suggérerai les propositions suivantes :

è      Conserver  2 meetings /an.

è           Réduire les GMs à 1 / année (5 délégués).

è           Préparer chaque projet dans un atelier!  Une préparation en profondeur d’un projet en atelier avec des experts a beaucoup plus de succès potentiel qu’une discussion superficielle suivi d’une décision prise à la hâte dans un GM.

è           Utiliser le second meeting pour les ateliers et seulement les experts (pas plus de  4 – 1 expert /atelier). Seuls les experts devraient participer à ces ateliers à l’exception du rapporteur  qui devrait être un délégué du GM (Chaque atelier devrait avoir un rapporteur délégué au GM). Le rapporteur écrira son rapport  avec les conclusions de l’atelier. Il doit présenter au GM le rapport consolidé et les conclusions approuvées par les participants de l’atelier et par email (pour la version finale). Les experts of chaque municipalité/ville seront accompagnés par un délégué de la délégation  “ GM standard ” en tant que co-ordinateur et lien pour le GM lui-même  (total est 4+1=5 délégués). Le rapporteur doit être choisi parmi ces délégués.

Cela créera une énergie nouvelle pour accroître la qualité et le contenu des ateliers et projets, qui doivent absolument être améliorés, aussi bien que le « feedback », rapport et présentation officielle en GM. Ainsi, une meilleure base de discussion plus efficace dans ce forum sera créée.

 Support of new technologies – The Douzelage Internet WEB-Site and the Internet E-mail

 Tout d’abord je voudrais exprimer mon respect professionnel pour l’équipe qui gère le site web, qui a fait depuis le début de la création du website un travail incroyable. Ils devront être complètement soutenus par toutes les délégations dans le futur de façon que leur travail qui leur prend beaucoup de temps et qu’ils exécutent gratuitement obtienne sa juste reconnaissance et récompense.

N.B. Il s’agit de l’équipe d’Oxelösund qui a mis au point, et gère le site officiel du douzelage en langue anglaise : http://www.douzelage.org

I offered John Pettersson to come to the European Commission in Luxembourg where I will guide him through the Informatics Directorate and bring him in contact with all responsible people of the Europa Server (europa.eu.int) the official Web-Site of the European Institutions, one of the largest in Europe. The Douzelage budget could afford and cover the costs (travel + 2 days = 1 hotel night) especially for this kind of future oriented working meeting.

A partir de maintenant le Douzelage Web-Site doit être considéré comme  un dépôt et une banque de données pour toute information concernant le Douzelage d’où tout information peut être saisie, regroupée, compilée, formatée etc ; = traitée comme on le désire.

De plus l’échange de  E-mail doit se développer et devenir le seul véhicule d’échange d’information avec le  Web-Site qui aussi peut être utilisée pour partager l’information  sans avoir besoin de l’expédier aux autres.

Note du traducteur C’est ce que nous essayons de faire, plus modestement et  en français,  sur Granville avec le site web et la liste email. Deux outils encore à perfectionner…. A.G.

Le nouveau president

A Oxelösund les discussions pour l’élection d’un nouveau président commenceront et peut-être que l’élection elle-même aura lieu. Permettez-moi quelques mots sur le sujet. Avec l’expérience de  4 GMs (y compris l’organisation de celui de Niederanven) J‘en ai tiré les conclusions suivantes concernant le profil d’un futur président. Conclusions que je veux partager avec vous:

-        Il doit avoir d’excellentes aptitudes en communication.

-        Il doit avoir d’excellentes aptitudes pour diriger.

-        Il doit être polyglotte = comprendre et parler au moins trois langues. Cela correspond à ce qui est indispensable pour être candidat et être accepté en tant qu’officiel dans une Institution Européenne.

-        Il doit comprendre les nouvelles technologies existant dans toute direction moderne et capable d’en faire bon usage après des délégations de  l’organisation du Douzelage en tant que tel.-.

 Contexte

 La plupart de ces propositions sont une compilation d’idées et de discussions ayant eu lieu au comité de Niederanven. Même si ces discussions n’ont jamais atteint la précision détaillée ci-contre, elles ont le complet accord et soutien du Président et nous avons eu déjà beaucoup d’entretiens concernant l’avenir du Douzelage.. De la même façon, ces idées expriment  la complète conviction du  Comité du Niederanven Douzelage sur la future évolution du Douzelage.

 J’espère que ce message trouvera au moins quelques considérations dans vos discussions au GM et ne resteront pas de vaines paroles.

 N’oubliez jamais que vous êtes dans le Douzelage pour représenter vos municipalités/villes et  pour agir au mieux pour les citoyens de ces  municipalités/villes aussi bien que pour l’Europe.

 Encore merci pour les moments inoubliables que nous avons passés ensemble et bonne chance à tous pour votre activité dans le Douzelage.

 Merci à Jeremy Barker président  actuel et à  Karel Majoor le premier président pour leur dévouement.

 Un  merci spécial à Henry Haffray, l’initiateur et le fondateur du  Douzelage.

 Sincèrement , Nico.